Comment Nactarome a construit une infrastructure de reporting scalable pour soutenir sa croissance par acquisitions

Nactarome est une entreprise leader dans le développement et la production de solutions naturelles pour l’industrie alimentaire.

En 2022, l’entreprise est entrée dans une nouvelle phase de croissance suite à son acquisition par le fonds de private equity TA Associates. Cette transition a considérablement augmenté le besoin de :

• Reporting fiable et fréquent à destination des actionnaires
• Visibilité cohérente sur la performance à travers les équipes
• Une infrastructure de données scalable capable de soutenir les futures activités de M&A

Avant de travailler avec expecta, le processus de reporting de Nactarome était :

• Très manuel, reposant sur des tableurs et des extractions de données ad-hoc
• Lent, tant en interne que vis-à-vis du fonds de private equity
• Incohérent, avec différentes équipes travaillant sur différentes versions des données

En conséquence :

• La direction manquait d’une source unique de vérité
• Les cycles de reporting absorbaient un temps opérationnel considérable
• L’intégration de nouvelles sources de données lors d’acquisitions était complexe et chronophage

Cette configuration n’était plus viable pour une société en portefeuille en forte croissance.

expecta s’est associé à Nactarome pour concevoir et mettre en œuvre une infrastructure complète de reporting et de BI, suivant une approche structurée :

Phases de mise en œuvre

1. Évaluation des sources de données existantes et des besoins en reporting
2. Création d’un entrepôt de données centralisé
3. Développement d’un modèle analytique unifié
4. Reporting automatisé livré aux équipes internes et au fonds de PE

La solution a été conçue pour fonctionner par-dessus les systèmes existants de Nactarome, sans perturber leur infrastructure opérationnelle.

Avec expecta, Nactarome a obtenu :

Reporting automatisé couvrant :

• Ventes
• Opérations
• Ressources humaines
• Pipeline commercial
• Finance
• Achats
• Analyse de rétention

Adoption du reporting à l’échelle de l’entreprise, par :

• Les actionnaires
• La direction générale
• Les responsables de département
• Les équipes commerciales

Un entrepôt de données scalable, conçu pour :

• Intégrer facilement les données des futures acquisitions
• Soutenir les activités de M&A en cours sans refonte du reporting

La nouvelle infrastructure a transformé le reporting d’un goulot d’étranglement en un atout stratégique.

Ce qui distingue cette plateforme n’est pas seulement l’étendue de son reporting, mais la façon dont chaque module se connecte pour former un récit analytique unique qui reflète l’entreprise elle-même. Les sept domaines de reporting suivent le flux naturel des opérations de Nactarome — de la première opportunité commerciale aux personnes qui font tout fonctionner.

Pipeline commercial

Tout commence par le pipeline. Le rapport Pipeline Commercial offre une visibilité de bout en bout sur le processus de développement commercial, de la création d’opportunité à la conclusion, à travers toutes les entités. Les capacités clés incluent :

• Suivi de la santé du pipeline — classification de chaque opportunité ouverte comme saine ou malsaine selon des règles d’audit configurables
• Perspectives prospectives — le pipeline ouvert complet segmenté par date de clôture prévue et statut d’opportunité
• Suivi de la performance — visualisation en cascade décomposant les mouvements du pipeline en ses composantes principales
• Intelligence cross-sell — analyse de la distribution du pipeline à travers les entités et lignes de produits du groupe
• Analyse bridge du pipeline — vue mensuelle des flux montrant l’évolution du stock du pipeline dans le temps
• Comparaison pipeline vs. ventes réelles — mesure de la couverture du pipeline par rapport aux ventes nettes des douze derniers mois (LTM)
• Productivité des commerciaux — suivi de la performance individuelle des commerciaux
• Suivi des principaux changements — mise en évidence des plus grands mouvements du pipeline

Opérations & Niveaux de service

Lorsque les opportunités du pipeline sont remportées, elles deviennent des commandes clients. Le rapport Opérations & Niveaux de service offre une visibilité de bout en bout sur la performance d’exécution des commandes, la fiabilité des livraisons et l’efficacité logistique. Les capacités clés incluent :

• Suivi de la conformité SLA — analyse à deux niveaux des SLA Opérationnels et Commerciaux, suivis mensuellement et segmentés par grade client (A/B/C/D)
• Suivi de la ponctualité des livraisons (OTD) — mesure de la ponctualité par rapport aux dates confirmées et demandées
• Analyse de la fenêtre de commande — compréhension de l’anticipation des commandes clients par rapport aux engagements SLA
• Intelligence des coûts de fret — suivi des coûts transporteurs, distances routières (calculées par géocodage) et émissions de CO₂ par livraison
• Drill-down au niveau commande — vue détaillée granulaire de chaque commande et livraison avec dates complètes du cycle de vie

Analytique des ventes

Le rapport Ventes capture le résultat final de la chaîne pipeline-livraison : chiffre d’affaires, volumes et marges à travers tout le groupe. Les capacités clés incluent :

• Analyse de la trajectoire d’une année sur l’autre — suivi de la performance actuelle par rapport aux périodes précédentes
• Évolution du portefeuille — analyse de l’évolution du mix clients et produits dans le temps
• Drill-downs multidimensionnels — découpage de la performance par région, ligne de produits, usine, grade client, type de produit et plus
• Classements Top N — identification des clients, groupes de clients et produits les plus performants
• Distribution des marges matières premières — analyse de la répartition des marges à travers le portefeuille
• Performance de l’équipe commerciale — suivi de la performance individuelle des responsables de comptes

Rétention clients

Le rapport Rétention Clients décompose les variations de chiffre d’affaires et de marge brute en leurs facteurs sous-jacents : attrition client, gains et pertes de produits, mouvements de prix, variations de volume et changements de coûts. Les capacités clés incluent :

• Analyse bridge du CA et de la marge — visualisations en cascade décomposant les variations en sept catégories distinctes
• Classification en sept catégories — chaque combinaison client-produit est automatiquement catégorisée à chaque période
• Double horizon temporel — chaque analyse disponible en cumul annuel (YTD) et sur les douze derniers mois (LTM)
• Analyse approfondie des clients comparables — isolation de l’effet prix pur, de l’effet volume et de l’effet coût
• Décomposition de la rétention d’une année sur l’autre — taux de rétention et évolution par client, produit, région et commercial

Finance

Le rapport Finance fournit la vue P&L officielle construite à partir des balances comptables. Les capacités clés incluent :

• Double vue P&L — un P&L Comptable construit à partir des balances et un P&L de Gestion construit à partir des données transactionnelles de vente
• Cascade P&L complète — du CA Net au COGS, Marge Matière, Coûts Industriels, Marge Industrielle, Frais Fixes (17 catégories), jusqu’à l’EBITDA
• Allocation des inducteurs de coûts — frais fixes répartis selon trois inducteurs : part du CA net, part des volumes et part des lignes de facture
• Réconciliation Comptable vs. Gestion — comparaison côte à côte des deux perspectives P&L avec analyse des écarts
• Analyse approfondie des drivers P&L — drill-down interactif par entité, usine, type de produit, client et période

Achats

Le rapport Achats offre une visibilité complète sur le cycle d’approvisionnement, des commandes ouvertes à la facturation. Les capacités clés incluent :

• Vue complète du portefeuille — combinant commandes ouvertes, livraisons en cours et achats facturés
• Suivi de la performance fournisseurs — analyse des achats nets, volumes et lignes de commande par fournisseur avec comparaisons d’une année sur l’autre
• Suivi des commandes et livraisons ouvertes — détection automatique des retards avec catégorisation et analyse des délais
• Intelligence achats par produit — analyse par produit, catégorie et type, avec classification make-vs-buy et suivi des coûts unitaires
• Drill-downs multidimensionnels — analyse par société, usine, région, fournisseur, produit et acheteur

Ressources humaines

Le rapport RH boucle la boucle en fournissant une plateforme complète de planification des effectifs et de contrôle des coûts. Les capacités clés incluent :

• Planification double voie comparant réel vs. budget pour les effectifs et les ETP
• Mesures semi-additives des effectifs et ETP calculant correctement la taille des effectifs à un instant donné
• Décomposition des coûts de paie en salaire, charges sociales, primes, avantages, provisions de départ (T.F.R.) et régularisations
• Analyse des flux de personnel montrant les embauches et départs par période
• Démographie des effectifs incluant distribution par âge, genre, nationalité, ancienneté et type de contrat
• Pont paie-comptabilité reliant les catégories de coûts RH aux comptes du grand livre
• Sécurité au niveau des lignes par entité juridique pour que les responsables RH locaux ne voient que leur propre entité